Nota: Si desea ampliar la información visite http://www.bibliotecas-cra.cl/recursos/recu_software.html
Para conseguir el link de descarga de Abies 2.0. Es necesario completar
la encuesta Consulta Automatización Bibliotecas CRA que se encuentra publicada
en la zona privada de www.comunidadescolar.cl. Se ingresa
con el RBD y clave del establecimiento.
Durante la semana posterior a haber respondida la encuesta se le envía el link
por mail para realizar la descarga.
Si no ha recibido el link de descarga posterior a una semana de haber
contestado la encuesta, debe reiterar su solicitud directamente a la mesa de
ayuda de Abies, escribiendo un correo a abiescra@mineduc.cl. En un plazo máximo de dos días se enviará el link por correo.
Si el CRA de la escuela o liceo donde trabajan ya cuenta con un programa
de automatización, será decisión de cada establecimiento definir si continúan
usándolo o se cambian al programa Abies 2.0. Para estos casos no es obligatorio
el uso de Abies 2.0, ya que lo importante es contar con un sistema de
automatización.
La aplicación Abies 2.0 se ha desarrollado para trabajar en computadores
PC con sistema operativo de Microsoft. Soporta los siguientes sistemas
operativos:
- Windows 95
- Windows 98
- Windows ME
- Windows NT 4.0
- Windows 2000
- Windows XP
Abies 2.0 no puede ejecutarse en equipos con otros sistemas operativos
como Linux o Mac.
Es probable que Abies se pueda ejecutar en sistemas operativos como
Windows vista o Windows 7, pero para garantizar su óptimo funcionamiento es
recomendable instalarlo en alguno de los sistemas operativos para los cuales
fue diseñado.
Para automatizar una biblioteca es necesario planificar de qué manera se
realizará dicha tarea y ser muy ordenado al momento de la ejecución. Se pueden definir
distintas etapas:
- Etapa uno. Actualizar el catálogo
cargado en Abies, es decir, identificar aquellos libros que se encuentran
en la colección del establecimiento. Durante esta etapa se recomienda
hacer simultáneamente un inventario de la colección. Para mayor detalle ir al procedimiento
- Etapa dos. Hacer integración de
fondos (recursos) puede ser de manera individual y masiva. Para mayor
detalle ir a procedimientos
a) Integración individual
Ir a procedimiento
b) Integración masiva. Permite realizar una carga masiva de recursos no
existentes en el catálogo de Abies 2.0. Ir a procedimiento
Descargue plantillarec (Excel) contiene ejemplos que puede borrar. Ir a plantilla
- Etapa tres. Realizar integración de
lectores (usuarios) puede ser de manera individual y masiva.
a) Integración individual. Ir a procedimiento
b) Integración masiva. Permite realizar una carga masiva de lectores. Ir
a procedimiento vincular a la URL Ir a procedimiento
Descargue plantillalectores (Excel) contiene ejemplos que puede borrar. Ir a plantilla
- Etapa cuatro. Imprimir y pegar
marbetes y códigos de barra. Ir a procedimiento vincular a la URL ir al procedimiento
Antes de comenzar a desarrollar estas distintas etapas es conveniente
realizar pruebas en cada una de ellas, para asegurarse de conocer el
procedimiento.
La utilidad que tiene la base de datos (el catálogo) que viene cargado
en Abies es alivianar el trabajo de procesos técnicos que requieren los
recursos de la biblioteca. Para comenzar a trabajar solamente será necesario
identificar los recursos con los que cuenta la colección de cada biblioteca
CRA. Bastará actualizar la fecha y crear un número de copia del recurso en el
catálogo de Abies para la impresión de sus etiquetas (marbetes y códigos de
barra). Para mayor detalle ir al procedimiento
Si se dañó el sistema Abies o se perdió la base de datos, se recomienda
volver a instalarlo desde la misma URL de descarga que se envió. En primer
lugar se tiene que desinstalar el programa Abies del disco C del computador
(donde está instalado) y luego instalarlo nuevamente. Si no tiene el link de
descarga de Abies lo puede solicitar a abiescra@mineduc.cl
Una vez que se ha realizado todo el proceso de automatización de la
colección, los encargados de la biblioteca deben decidir si es conveniente
borrar aquellos registros que no están en su colección.
La integración de datos en Abies se puede realizar de dos maneras:
individual, es decir de a un recurso, o masiva, a través de una base ya
existente. Para ambos casos es necesario realizar un procedimiento de
integración que se describe paso a paso en el Manual Abies y en el curso
autoinstruccional.
Hay integraciones masivas de datos que fallan. Pueden influir múltiples
factores, como por ejemplo, falta de información en algún campo, datos que no
corresponde anotar en la plantilla, entre otros. La planilla Excel entregada
para llevar a cabo este procedimiento tiene un formato específico que no hay
que alterar. El primer paso es verificar que se esté respetando ese formato. Si
el problema con la integración masiva de datos persiste, puede contactarse con
la mesa de ayuda
abiescra@mineduc.cl y solicitar apoyo para
realizar el proceso. Use las plantillas que se encuentran en los anexos del
"Manual del Usuario de Abies 2.0."
Si consideramos solamente los requerimientos técnicos del programa
Abies, no es necesario rellenar todos los campos de información al ingresar un
libro. Los datos mínimos que se deben completar son: Autor, título, editorial,
descriptores, CDD, sig1, Sig2, sig4. Con esta información el programa permite
crear el registro y continuar con el ingreso de otros recursos.
Si se está ingresando la colección completa, es conveniente establecer ciertos
criterios en los que se indique qué información se va a introducir y cuál se va
a ignorar en esta primera etapa.
Si consideramos los aspectos bibliotecológicos, mientras mayor sea la cantidad
de información que tenga cada libro, más fácil será identificar los recursos de
la colección y recuperar los datos en una búsqueda. Es por esto que, una vez
ingresada la colección, se puede ir avanzando en completar los datos faltantes,
como ISBN, notas del libro, entre otros.
El número de ejemplar es el código de barra que tendrá el recurso físico
de un determinado ítem de la colección. Este número identificará al recurso en
el sistema como único, por lo tanto nunca se repite. El número de registro
consiste en otorgar un número único, correlativo a todos los recursos que
ingresen como nuevos a la colección. Cada colección bibliotecaria tiene sus
propios números de registro.
Dado que Abies 2.0 se envía cargado con más de tres mil recursos, cada uno de
ellos ya tiene un número de registro asignado. Si al momento de actualizar un
recurso que estamos ingresando quisiéramos cambiarle el número de registro, el
programa no lo permitirá. Por lo tanto, se recomienda ocupar los números de
registro que ya vienen cargados en Abies 2.0. Si necesita mantener la
información del número de registro que le dieron originalmente en la
biblioteca, puede usar el espacio de "notas" existente en cada ficha
de recurso o la signatura 3 que se encuentra vacía. Si usa la signatura 3 esta
información aparecerá en el marbete una vez que lo imprima.
Tenga presente que el número de registro no influye en el orden de la
colección. Los libros se ordenarán en las estanterías de acuerdo al sistema de
Clasificación Decimal Dewey y la búsqueda en el catálogo de Abies 2.0 se ordena
pulsando el encabezado de un determinado campo.
Sí, pero para hacerlo habría que eliminar los registros que ya se
encuentran cargados en el catálogo de Abies. Debido a la utilidad que puede
brindar la base de datos cargada en Abies para la automatización de la
biblioteca no se recomienda realizar esta operación.
Para estos casos es necesario realizar el procedimiento "crear
copias de ejemplares". Esta tiene dos partes: primero crear la cantidad de
ejemplares necesarios de un título determinado y segundo, asignarla un número
de copia. Para mayor detalle ir al procedimiento
Si, se puede. El carnet incluso puede incorporar el logo de la
biblioteca y una foto del Lector, el código de barra del carnet permite
realizar la gestión de préstamos y devolución. Para mayor detalle ir al procedimiento
Si, el marbete se pega en el lomo del libro a 2 cm. de su base para
mantener el orden.
El código de barra se pega en la contraportada del libro en un espacio
que no esté escrito.
Se recomienda adquirir un lector que se pueda conectar al computador a
través de puertos USB. Se instala igual que un mouse o un teclado y Abies lo
reconoce de manera automática. Cuanto más sencillo, mejor. Es decir, que no
tenga que ser instalado mediante un programa ni configurar ningún parámetro.
Por el momento no es posible trabajar con Abies vía Web. Es probable que
en una nueva versión del programa se incorpore esta función.
Si, es posible trabajar con Abies en red, sin embargo se recomienda no
hacerlo en más de tres computadores. Para mayor detalle ir al procedimiento
Existe un curso autoinstruccional para conocer el manejo de Abies. Se
puede descargar desde esta sección.
Junto con esto a lo largo del año hay distintas instancias de
capacitación en el uso de Abies. Le recomendamos visitar nuestra página web
periódicamente para conocer estas opciones.
Si en una comuna o región se organiza un grupo de establecimientos
pueden solicitar un taller presencial al correo
abiescra@mineduc.cl.
Las claves para entrar a la base de datos de Access son reservadas.
Ninguna de las tareas que se ejecutan en Abies se realizan desde su base de
datos, por lo tanto no es necesario entrar en ella.
Es muy importante respaldar la información incorporada en Abies. Al
hacerlo se previene la pérdida de información en caso de tener algún problema
con el software o el sistema operativo. Esta tarea se realiza a través de la
opción "crear copia de seguridad". Para mayor detalle ir al procedimiento
Los errores generalmente están relacionados con algún problema en la
base de datos Access. Para solucionarlos debería bastar con cerrar la
aplicación y volver a entrar. Si el error no permite seguir ejecutando Abies es
necesario contactarse con la Mesa de Ayuda Abies al siguiente correo: abiescra@mineduc.cl y realizar un requerimiento de ayuda.
http://www.bibliotecas-cra.cl/recursos/recu_software.htmlEl tiempo que demora automatizar una biblioteca CRA depende de múltiples
factores: tamaño de la colección, tiempo de dedicación a esta tarea, entre
otros. Lo importante es que se cumpla con el objetivo de automatizar la gestión
de la biblioteca, teniendo siempre presente que esto facilita la circulación de
la colección y la obtención de datos relevantes para la gestión del CRA.
